Cinco claves para evitar retrasos y altos costos al implementar un ERP en las organizaciones
En el entorno actual, la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es una cirugía mayor para cualquier compañía; sin embargo, subestimar su complejidad se ha convertido en una costosa trampa.
Implementar un ERP suele venderse como el gran salto hacia la eficiencia, pero la realidad en campo es otra, pues en muchas ocasiones el proyecto promedio termina 178% por encima del presupuesto, además de que se extiende 2.5 veces más de lo planeado y, al final, entrega apenas 30% de los beneficios prometidos.
Ante la actual complejidad para la implementación de estas soluciones, Ankura, firma internacional de consultoría especializada, ha participado en el “rescate” de decenas de organizaciones que se atoran en el proceso.
De acuerdo con los expertos de Ankura, una elección inadecuada del implementador de sistemas (SI) puede derivar en meses de retraso, presión presupuestal, necesidad de cambiar de proveedor e incluso cancelación del proyecto, por lo que, sin buenos criterios y procesos de selección, el proyecto puede desviarse significativamente.
En este contexto, Ankura comparte cinco recomendaciones para reducir riesgos en la implementación ERP que las organizaciones deberían tener en cuenta
1.- Evitar implementaciones basadas en plantillas y exigir entendimiento del negocio
Algunos integradores recurren a enfoques “prefabricados” que pueden forzar al negocio a operar bajo estructuras predefinidas. Esto también puede extenderse a la etapa de pruebas, cuando se utilizan plantillas que validan el sistema “tal como fue diseñado”, pero no necesariamente como el negocio opera. Por ello, es recomendable exigir pruebas específicas y personalizadas con scripts construidos para la operación real de la organización.
2.- Prevenir la rotación de talento crítico en etapas decisivas
Tener cuidado con los modelos de dotación concentrados en el arranque del proyecto, ya que posteriormente reducen recursos clave justo en fases críticas, como pruebas e implementación. Para evitarlo, se pueden mapear hitos y necesidades de personal y contrastarlos con el plan del integrador y el Work Breakdown Structure (WBS).
3.- Evaluar con cautela los esquemas de precio fijo
De acuerdo con los expertos de Ankura, las estructuras de precio fijo pueden incentivar estimaciones infladas, presiones de calendario y la incorporación de procesos “modelo” del integrador. Esto puede afectar la evaluación y estructuración de datos básicos del ERP y generar mantenimiento complejo y dependencia futura del SI.
4.- Mantener el control del proyecto y exigir rendición de cuentas de principio a fin
Como propietario del sistema, se debe conservar el control mediante una participación activa, gobernanza y responsabilidad continua. En última instancia, el integrador se irá, por lo que la propiedad del cliente desde el inicio facilita una transición más efectiva. Se recomienda una gobernanza estricta sobre requisitos, diseño, migración de datos, pruebas y preparación para la salida en vivo, con el objetivo de asegurar que la inversión cumpla con los objetivos empresariales.
5.- Contar con un asesor de confianza independiente.
Muchas organizaciones enfrentan brechas en capacidades como gestión de programa a escala empresarial, análisis de negocio, gestión de pruebas y gobernanza. Por ello, es recomendable considerar un tercero de confianza que ayude a establecer la estructura de gobernanza, acompañar la ejecución y reforzar la rendición de cuentas del integrador a lo largo de la implementación.
“Gestionar un integrador ERP requiere estrategia, planes bien diseñados, gobernanza efectiva, agilidad y ejecución coordinada. Con experiencia en implementaciones y rescates, Ankura acompaña a las organizaciones desde la selección del SI hasta los resultados, enfocándose en asegurar que operaciones y procesos estén claramente definidos y modelados para sentar bases sólidas para el nuevo sistema”, señaló Horacio Gómez, director Senior de Ankura para México y Latam.
Ankura no trabaja con enfoques estáticos, sino alineados a las necesidades del cliente, con una orientación a la acción, ejecución precisa y un enfoque centrado en las personas y expertos internos para construir alineación, impulso y resultados sostenidos.
