Por qué el Excel ya no va a alcanzar en 2027
Más de nueve de cada diez negocios en México son micro, y muchos controlan la asistencia con listas y hojas de cálculo. A partir de 2027, ese método puede convertirse en su punto más débil frente a una inspección o una demanda.
En muchos negocios pequeños, la asistencia vive en tres lugares: un cuaderno en la entrada, el WhatsApp del encargado y un Excel que alguien arma cada quincena para la nómina. Funciona… hasta que llega una demanda por horas extra o un inspector.
El problema
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 obliga a registrar electrónicamente la jornada de cada trabajador, con hora de inicio y de fin (art. 132, fracc. XXXIV). Las disposiciones de la STPS que definirán alcance y excepciones entran en vigor el 1 de enero de 2027; la dependencia adelantó flexibilidad y plazos adaptados para micro y pequeñas empresas, pero la obligación ya está en la ley. La multa va de 29,327.50 a 586,550 pesos (250 a 5,000 UMA) por trabajador afectado.
Los datos
Según los Censos Económicos 2024 del INEGI, 95.4% de las unidades económicas del sector privado son microempresas, de 10 personas o menos, y dan trabajo a 41.4% de su personal ocupado.
Las auditorías recopiladas por Raymond Panko, de la Universidad de Hawái, encontraron errores en más de ocho de cada diez hojas de cálculo. En asistencia el problema es doble: además de los errores, cualquiera puede cambiar una hora sin dejar rastro.
«Un archivo que se puede editar sin dejar huella no le sirve a nadie en un juicio», advierte Raúl Santillán, CEO de FiscoClic. «Cuando hay un conflicto, la ley le pide al patrón que pruebe la jornada, y un Excel es tu palabra contra la del trabajador».
La LFT asigna al patrón la carga de probar la jornada (art. 784) y lo obliga a conservar sus controles de asistencia durante el último año y hasta un año después de terminada la relación laboral (art. 804).
Haz la cuenta
Para un negocio de ocho personas, la multa mínima por no llevar el registro, aplicada por cada trabajador afectado, suma 234,620 pesos; si hay reincidencia, se duplica (art. 992).
El tiempo también cuenta. Las acciones de trabajo prescriben en un año (art. 516): quien deje la empresa en 2027 podrá reclamar horas extra del año anterior, y el negocio tendrá que probar la jornada con lo que haya registrado en ese periodo. Dicho de otra forma, lo que anotes a partir de hoy es lo que podrás defender el próximo año.
Y la jornada cambia en enero. Baja a 46 horas semanales sin que pueda reducirse el sueldo, así que si tu equipo sigue trabajando 48 horas en 2027, dos de ellas ya serán extra y se pagan al doble. El tope en 2027 es de nueve horas extra a la semana; las que lo rebasen se pagan con 200% adicional (art. 68). Sin un registro confiable, ese costo aparece en la nómina o en una demanda, nunca antes.
Una prueba sencilla para saber dónde estás: si hoy llegara un inspector, ¿podrías mostrarle en cinco minutos las horas de la semana pasada de cada persona, y quién corrigió qué? Si la respuesta es no, la siguiente lista es para ti.
Qué hacer antes de enero
Haz un inventario de cómo checa hoy tu gente: en local, en la calle, desde casa o por turnos.
Elimina la captura manual: pasar horas del papel a Excel abre la puerta a errores.
Exige bitácora: si alguien corrige un registro, debe quedar quién, cuándo y por qué.
Que tu gente vea su registro: si el colaborador puede revisar sus horas y pedir aclaraciones, construyes evidencia que ambos reconocen. La ley da valor de prueba plena al registro acordado entre las partes.
No compres un biométrico por sucursal: no se mueve con tu gente y cada punto nuevo es otro equipo. Mejor el celular, que registra aunque no haya internet.
Decide quién autoriza las horas extra: antes de que se trabajen, no cuando aparecen en la nómina.
La visión del especialista
Para Santillán, el error más común es creer que cumplir exige una gran inversión: «Una pyme no necesita comprar hardware caro ni contratar a alguien para descargar el reloj cada quincena. Hoy un checador de asistencia puede funcionar desde el celular del colaborador, por WhatsApp o en una tablet con código QR».
La lista anterior, de hecho, describe cómo funciona FiscoClic: la hora de cada marcaje no se puede alterar, ni siquiera cambiando el reloj del celular; las correcciones quedan en bitácora, el colaborador consulta su registro desde la app, la web o WhatsApp, y los reportes salen listos para la nómina. «Buscamos que el dueño de un negocio pequeño tenga la misma evidencia que una gran empresa», agrega.
El consejo final: no esperar a diciembre ni a los lineamientos. Elegir un software de control de asistencia de personal, cargar a la plantilla y probarlo un par de quincenas antes de 2027 permite corregir sobre la marcha, y no frente a un inspector.
